Kako izgleda dobro organizovan online biznis
Kada se vodi online biznis, mnogo toga se svakodnevno radi paralelno. Tu su komunikacija sa klijentima, emailovi, društvene mreže, sajt, zakazivanje, slanje ponuda, naplata, sadržaj i još mnogo toga.
Na početku se većina tih stvari može držati u glavi. Kada posao poraste, to postaje sve teže. Pojavljuje se više klijenata, više upita, više sadržaja i više ponavljajućih zadataka. Tada se lako desi da se neko zaboravi, da se informacija traži na nekoliko mesta ili da se isti posao radi ručno svaki put.
Dobra organizacija online biznisa služi upravo tome da se takve situacije smanje i da svakodnevni rad bude jednostavniji.
Šta podrazumeva organizovan online biznis
Organizovan online biznis ima jasno postavljene osnovne procese i zna se šta se dešava u različitim situacijama.
Na primer, kada se novi potencijalni klijent javi, trebalo bi da postoji određen način komunikacije i nekoliko jasno definisanih koraka koji slede. Kada neko zakaže konsultaciju, treba da postoji način da se termin zabeleži i da osoba dobije potrebne informacije. Kada kupac kupi proizvod ili program, treba da zna šta dalje dobija i gde.
Ne mora sve da bude automatizovano. Važno je da proces postoji i da ne zavisi svaki put od toga da li se vlasnik biznisa setio sledećeg koraka.
Dobra organizacija takođe znači da se zna gde se čuvaju informacije, koji alat se koristi za određeni zadatak i ko je odgovoran za njegovo izvršavanje ako u poslu učestvuje više ljudi.
Koji su najvažniji delovi online poslovanja?
Svaki biznis je drugačiji, pa ne postoji jedan sistem koji treba primeniti na sve. Ipak, određeni delovi se pojavljuju u velikom broju online biznisa.
Sajt i sadržaj
Sajt je često prvo mesto na kome potencijalni klijent pokušava da pronađe više informacija o nekoj usluzi ili proizvodu.
Zato nije dovoljno da bude napravljen i ostavljen bez daljeg održavanja.
Informacije treba ažurirati, dodavati nove usluge ili proizvode, proveravati formulare i kontakt informacije i voditi računa o tome da sve funkcioniše kako treba.
Ako se na sajtu nalazi blog, potrebno je organizovati i objavljivanje i ažuriranje sadržaja.
Dobro postavljen sajt može da odgovori na veliki broj pitanja koja bi inače stizala kroz poruke ili email.
Email komunikacija
Email je važan deo poslovanja za mnoge preduzetnike, posebno kada postoji newsletter, besplatan sadržaj, prodajni proces ili online program.
Problem nastaje kada se svaka poruka šalje ručno.
Određene poruke mogu se unapred pripremiti i slati automatski. To može biti email nakon prijave na listu, slanje besplatnog materijala, potvrda prijave, podsetnik ili niz poruka koji prati određeni proces.
Na taj način se ne gubi lični pristup, već se samo smanjuje količina ponavljajućeg posla.
Zakazivanje i rad sa klijentima
Zakazivanje termina je još jedan primer procesa koji ne mora da se odvija kroz stalno dopisivanje.
Umesto da se nekoliko puta razmenjuju poruke oko slobodnih termina, klijent može da vidi dostupne termine i sam izabere odgovarajući.
Slično je i sa početkom saradnje. Kada postoji pripremljen onboarding proces, lakše je pratiti da li su poslati potrebni dokumenti, da li je zakazan prvi sastanak i da li klijent ima sve informacije koje su mu potrebne.
Dokumenti i informacije
Kako posao raste, raste i količina dokumenata, tabela, ugovora, materijala i drugih informacija.
Ako se sve nalazi na različitim mestima, mnogo vremena može da se izgubi samo na traženje potrebnih podataka.
Organizovana struktura foldera, imenovanje dokumenata i jasno određeno mesto za različite vrste informacija mogu značajno olakšati svakodnevni rad.
Kako prepoznati da procesi nisu dobro organizovani?
Postoje određene situacije koje se često ponavljaju kada organizacija počne da predstavlja problem.
Na primer, klijent mora ponovo da šalje iste podatke jer nisu sačuvani na odgovarajućem mestu. Potrebno je ručno poslati informacije koje se šalju skoro svakom novom klijentu. Vlasnik biznisa svakog jutra proverava nekoliko aplikacija da bi utvrdio šta treba da uradi. Ili se često dešava da se neki zadatak odloži zato što niko nije siguran ko je trebalo da ga završi.
Još jedan čest problem je kada se procesi nalaze samo u glavi vlasnika biznisa.
Dok jedna osoba radi sve sama, to možda može da funkcioniše. Kada se posao proširi i uključi još neko, takav način rada postaje mnogo teži.
Kada je automatizacija korisna?
Automatizacija ima najviše smisla kod zadataka koji se često ponavljaju i imaju jasno definisane korake.
Ako se svaki put šalje ista potvrda nakon prijave, taj email može da se automatizuje. Ako se osoba nakon prijave na newsletter treba dodati na određenu listu, i to može biti deo automatizovanog procesa.
S druge strane, nema potrebe automatizovati baš sve.
Neki zadaci zahtevaju ličnu komunikaciju, procenu i iskustvo. Automatizacija treba da se koristi tamo gde zaista štedi vreme, a ne samo zato što određeni alat tu mogućnost ima.
Da li je dovoljno oslanjati se na društvene mreže?
Društvene mreže su važan deo poslovanja za veliki broj online preduzetnika. Instagram i Facebook često služe kao glavno mesto za objavljivanje sadržaja, komunikaciju sa publikom i dolazak novih klijenata.
Ipak, dobro je da društvene mreže budu samo jedan deo poslovanja.
Sajt, email lista i drugi poslovni sistemi daju veću kontrolu nad načinom na koji se komunikacija i prodaja odvijaju. Ako se neko zainteresuje za uslugu preko društvene mreže, može da bude upućen na sajt gde će pronaći više informacija. Ako se prijavi na newsletter, komunikacija može da se nastavi putem emaila.
Na taj način svaki kanal ima svoju ulogu.
Kako organizovati procese u online biznisu?
Najbolje je početi od procesa koji trenutno oduzima najviše vremena.
To može biti rad sa novim klijentima, zakazivanje, slanje emailova, ažuriranje sajta ili nešto sasvim drugo.
Prvo treba zapisati kako taj proces trenutno izgleda, korak po korak. Kada se sve stavi na papir, mnogo je lakše primetiti gde se posao ponavlja, gde nastaju greške i šta bi moglo da se pojednostavi.
Tek nakon toga ima smisla tražiti odgovarajući alat ili razmišljati o automatizaciji.
Česta greška je kupovina novog alata pre nego što je jasno koji problem treba rešiti. Na kraju se dobije još jedna aplikacija koju treba održavati, a osnovni problem ostane isti.
Koliko alata je potrebno za dobro organizovan online biznis?
Ne postoji određeni broj alata koji garantuje dobru organizaciju.
Nekom biznisu će biti dovoljno nekoliko jednostavnih rešenja, dok će drugom biti potrebni sistemi za email marketing, online prodaju, kurseve, zakazivanje i automatizaciju.
Mnogo je važnije da se zna čemu svaki alat služi i da nema nepotrebnog dupliranja.
Ako se isti podatak upisuje u tri različita sistema ili se koristi pet alata za nešto što može da se reši jednim, problem nije u nedostatku alata. Potrebno je pojednostaviti proces.
Šta je cilj dobre organizacije poslovanja?
Cilj nije da svaki deo poslovanja bude automatizovan ili da sve izgleda savršeno organizovano.
Dobar sistem treba da olakša svakodnevni rad.
Treba da bude jasno šta se dešava kada stigne novi upit, kako izgleda rad sa klijentom, gde se čuvaju informacije, koje zadatke treba redovno obavljati i šta može da se prepusti sistemu.
Kada su ti procesi postavljeni, manje je potrebe za stalnim proveravanjem i pamćenjem svega što treba uraditi.
Online biznis tada može da raste bez toga da svaki novi klijent ili novi zadatak automatski znači i još nekoliko ručnih koraka.
Organizacija se zato ne pravi odjednom. Najčešće se gradi postepeno, kako se pojavljuju potrebe. Jedan proces se uredi, zatim drugi, pa se vremenom različiti delovi poslovanja povežu u sistem koji odgovara konkretnom biznisu.
Dobro organizovan online biznis ne nastaje tako što se odjednom uvede veliki broj alata i automatizacija. Organizacija počinje od toga da se jasno vidi kako posao trenutno funkcioniše i gde se najviše vremena gubi na ponavljajuće zadatke.
Kada se ti procesi postave na svoje mesto, lakše je održavati sajt, pratiti klijente, organizovati email komunikaciju i povezati različite delove poslovanja. Ne mora sve da bude savršeno niti je potrebno menjati sve odjednom. Važno je da sistem odgovara načinu na koji konkretan biznis funkcioniše.
Ako vam je potreban neko ko može da preuzme tehnički deo online poslovanja, od održavanja sajta i email marketinga do povezivanja sistema i podešavanja automatizacija, pogledajte moje usluge za online biznise.
Tamo možete videti na koje načine mogu da pomognem i koje vrste tehničkih zadataka mogu da preuzmem.
Najnovije: